Conteúdo mínimo, aprovação e alteração do PAINT

Definidos os trabalhos, falta fechar o plano: o que ele precisa registrar, quanto esforço e custo cada trabalho consome, por onde ele passa até ser aprovado e o que fazer quando a realidade não colabora. Este guia percorre a reta final do PAINT.

A ordem dos trabalhos no plano

O PAINT registra os trabalhos a serem realizados, e essa lista tem uma ordem de precedência. Primeiro entram os trabalhos que são obrigação normativa, as solicitações da alta administração e as decisões judiciais. Depois deles é que entram os trabalhos selecionados a partir da avaliação de riscos ou de fatores de risco.

Conteúdo mínimo do PAINT

Além da relação de trabalhos, o plano precisa prever:

• 40 horas de capacitação por auditor, no mínimo. Aqui o MOT reproduz as boas práticas do IPPF global, os padrões globais de auditoria, em que um dos princípios do auditor governamental é o desenvolvimento profissional contínuo. É o mesmo raciocínio da certificação internacional CIA, que exige aprovação em três provas e, depois, pelo menos 40 horas de capacitação para ser mantida. Prever isso no plano significa que a unidade deve criar condições para o auditor se capacitar, promovendo a capacitação ou permitindo que ele a realize em horário de expediente, em vez de deixar por conta própria.
• Tempo para monitoramento das recomendações — o plano não é só trabalho novo; é preciso acompanhar o que já foi recomendado.
• Tempo para o PGMQ, o programa de gestão e melhoria da qualidade.
• Demandas extraordinárias recebidas pela unidade, normalmente tratadas por meio de reserva técnica.
• Horas para apuração, quando a unidade tem essa responsabilidade. É o caso de uma controladoria que atende com frequência demandas do Ministério Público ou de delegacia fazendária.
• Atividades necessárias ao próprio plano — avaliar os resultados do PAINT, elaborar o relatório e preparar o plano seguinte.
• Riscos de implementação — o que pode acontecer e dificultar a execução do plano.
• A metodologia adotada no PAINT, incluindo as regras de ênfase que permitem percorrer o universo ao longo dos anos.

Competências, esforço e custo

A unidade precisa ter clareza sobre as competências necessárias para cumprir o plano. Ao definir os objetos do ano, ela avalia se a equipe tem a competência técnica exigida por cada trabalho. Se um objeto é desafiador, é preciso prever capacitação: destinar os primeiros meses ao estudo dos normativos e à busca de cursos, para que o auditor esteja pronto quando o trabalho começar.

O plano também descreve medidas de esforço, cronograma e custo estimado:

• Esforço é medido em horas de trabalho. Cada objeto recebe uma quantidade de horas prevista. Se uma auditoria demanda 1.600 horas, um auditor sozinho levaria essas 1.600 horas; com dois auditores, são 800 horas para cada. É a partir daí que se monta a equipe e se definem os prazos.
• Custo também é estimado, e isso tem uma razão prática: a mão de obra do auditor é cara. Uma avaliação costuma levar três ou quatro meses; multiplicado pelo custo da hora, o valor é alto. Por isso não faz sentido escolher objetos que não compensam. Os trabalhos precisam ser complexos e condizentes com o custo que consomem.

Supervisão técnica e aprovação

Pronto o plano, a unidade o submete a uma supervisão técnica. Essa instância costuma se manifestar sugerindo inclusão ou exclusão de trabalhos específicos, ou apontando problemas como uma reserva técnica pequena demais para executar o plano, ou um trabalho obrigatório do ano seguinte que ficou de fora.

Depois dessas recomendações, o plano segue para aprovação na instância de governança, normalmente o conselho de administração. Não havendo conselho, a aprovação fica com a alta administração.

Alteração do PAINT

Nem tudo sai como planejado: surgem novas demandas e nem sempre é possível concretizar o que foi previsto. A primeira pergunta diante de um trabalho novo é sempre: há reserva técnica?

A reserva técnica é uma margem de segurança, uma quantidade de horas de trabalho separada para lidar com imprevistos, seja um trabalho que demora mais que o esperado, seja uma demanda que não estava prevista.

• Com reserva técnica — o novo trabalho é absorvido por ela.
• Sem reserva técnica — é possível acrescentar o trabalho sem alteração se houver capacidade operacional. Caso contrário, será preciso reduzir o escopo de algum trabalho para encaixar o novo, ou excluir outro trabalho.

O RAINT: o relatório do plano

Ao final do período, a unidade elabora o relatório do plano, o RAINT. Ele fecha o ciclo: dos trabalhos previstos, quantos foram efetivamente realizados. É a avaliação dos resultados do PAINT, e por isso o tempo dedicado a ele também precisa estar previsto no próprio plano.

Perguntas frequentes

Quantas horas de capacitação o PAINT precisa prever?

No mínimo 40 horas por auditor, reproduzindo as boas práticas do IPPF global sobre desenvolvimento profissional contínuo.

O que é reserva técnica?

Uma margem de segurança em horas de trabalho, separada para imprevistos e demandas não previstas.

Quem aprova o PAINT?

Passa por supervisão técnica e depois é aprovado pela instância de governança (normalmente o conselho); na falta dela, pela alta administração.

O que fazer quando surge um trabalho não previsto no PAINT?

Usa-se a reserva técnica; sem ela, ou há capacidade operacional, ou é preciso reduzir o escopo de um trabalho ou excluir outro.