PGMQ: o programa de gestão e melhoria da qualidade da auditoria interna

É o capítulo que mais rende questão de detalhe, porque tem número: dois níveis de aplicação, duas espécies de avaliação interna, avaliação externa a cada cinco anos e comunicação pelo menos anual. A boa notícia é que a lógica por trás é simples: você só pode dizer que cumpre a norma se conseguir provar que cumpre.

1. Finalidade e níveis de aplicação

A unidade de auditoria interna governamental deve manter um Programa de Gestão e Melhoria da Qualidade para permitir a avaliação e a melhoria contínua dos processos de trabalho, dos produtos emitidos e da eficácia e eficiência da atividade de auditoria interna.

Na prática, é a auditoria auditando a si mesma: existe uma política de papéis de trabalho, mas ela está sendo seguida? Os papéis estão armazenados onde deveriam, estão referenciados, têm suficiência adequada? A supervisão está de fato ocorrendo? É isso que o PGMQ verifica.

É fundamental, ainda, que o programa inclua todas as fases da auditoria: planejamento, execução, comunicação e monitoramento.

2. O IACM e a lógica de existência e institucionalização

O PGMQ costuma ser estruturado com base no IACM, um modelo de maturidade da auditoria interna governamental de alcance global. A ideia de um modelo de maturidade é indicar em que grau de capacidade e proficiência está o serviço: uma unidade em nível superior tem processos mais padronizados, mais formalizados e mais rotinas estabelecidas.

O modelo é dividido em cinco níveis, e cada nível traz indicadores bem detalhados. Para demonstrar que estimula o desenvolvimento profissional, por exemplo, não basta afirmar: é preciso ter uma política determinando o número de horas de treinamento por servidor e, depois, comprovar que essa política é cumprida.

A estrutura do PGMQ deve estabelecer a responsabilidade dos atores gerenciais e das equipes de auditoria, a frequência de realização das atividades e a comunicação dos resultados. Cada unidade regulamenta o seu programa conforme as suas especificidades, porque as estruturas e competências variam.

3. Os tipos de avaliação

4. Monitoramento contínuo

É um conjunto de atividades de caráter permanente, operacionalizado por meio de processos, práticas padronizadas, ferramentas, pesquisas de percepção e indicadores gerenciais. O objetivo é acompanhar o desenvolvimento das atividades para assegurar a conformidade com as normas profissionais e de conduta aplicáveis e a eficiência do processo.

A lógica é desenhar o processo de trabalho de modo que ele, por construção, já gere as evidências e force o cumprimento dos padrões. Se a norma prevê que o auditor elabore o relatório de análise preliminar, o sistema exige que esse documento seja anexado e validado pelo supervisor antes de o trabalho seguir.

Formas de realização

• o planejamento e a supervisão dos trabalhos;
• a revisão dos documentos expedidos pelos auditores;
• listas de verificação para averiguar se os manuais estão sendo seguidos;
• indicadores de desempenho;
• identificação de pontos fracos e áreas deficientes, com planos de ação para tratá-las;
• autoavaliação realizada pelos auditores após a conclusão dos trabalhos, no espírito das lições aprendidas;
• percepção da equipe sobre desempenho, conduta ética, supervisão e alcance dos objetivos, o que inclui a equipe avaliar a própria chefia;
• percepção da unidade auditada e feedback dos gestores e partes interessadas.

O feedback dos gestores costuma acontecer em dois níveis: uma percepção ampla e anual, colhida junto à alta administração sobre a unidade como um todo, e uma avaliação pontual, ao final de cada trabalho, junto aos gestores que atuaram diretamente com a equipe.

5. Avaliação periódica

A avaliação periódica é mais ampla. Enquanto o monitoramento contínuo olha principalmente para o serviço de auditoria, a periódica avalia a unidade como um todo: o relacionamento do chefe da auditoria, a suficiência dos recursos, a política de desenvolvimento de pessoal, os sistemas de informação, o orçamento e o planejamento institucional.

Ela é realizada pela própria unidade ou por profissionais do órgão do qual ela faz parte, contempla todas as etapas do trabalho e fornece um diagnóstico sobre o desempenho e sobre os aspectos a serem melhorados.

6. Avaliação externa

A avaliação externa envolve a participação de alguém de fora da unidade e confere maior credibilidade ao resultado do programa. Deve ocorrer pelo menos uma vez a cada cinco anos e visa à obtenção de opinião independente sobre o conjunto geral dos trabalhos realizados e sobre a conformidade com os princípios e disposições da IN SFC nº 3/2017 e demais normas aplicáveis.

Duas regras completam o desenho:

• é vedada a realização de avaliações recíprocas no mesmo ciclo, porque duas unidades avaliando uma à outra criariam conflito de interesse e prejuízo à objetividade;
• a avaliação externa pode ser implementada por meio de autoavaliação, desde que submetida a validação independente. Nesse formato, a unidade preenche o roteiro e documenta as evidências, e os validadores externos conferem cada afirmação contra os papéis de trabalho.

7. Comunicação e declaração de conformidade

Definidos os critérios e realizadas as avaliações, os resultados precisam ser comunicados. Cabe ao responsável pela unidade apresentar pelo menos relatório anual sobre os resultados do programa, informando o nível de conformidade aos padrões e documentando as não conformidades. Se o programa constatou alto índice de descumprimento de uma norma, isso precisa ser reportado, e não escondido.

Sobre os instrumentos, o responsável deve definir aqueles pelos quais as avaliações internas serão realizadas, como roteiros, questionários e listas de verificação. As avaliações podem ser por amostra ou censo, conforme a capacidade operacional, e a escala de classificação deve preferencialmente utilizar padrões metodológicos consolidados nacional ou internacionalmente.

Perguntas frequentes

Qual a finalidade do PGMQ?

Avaliar e promover a melhoria contínua dos processos, dos produtos e da eficácia e eficiência da atividade de auditoria interna.

Quais são os tipos de avaliação do PGMQ?

Internas, subdivididas em monitoramento contínuo e avaliação periódica, e externas.

De quanto em quanto tempo a avaliação externa deve ocorrer?

Pelo menos uma vez a cada cinco anos.

Qual a diferença entre avaliação interna e externa?

Não é o escopo, é o avaliador: a externa é feita por alguém independente da estrutura da unidade.

Com que frequência os resultados do PGMQ devem ser comunicados?

Pelo menos anualmente, por meio de relatório do responsável pela unidade.

Quando a unidade pode declarar conformidade com as normas?

Só se o próprio PGMQ sustentar a afirmação, com evidências do cumprimento dos padrões.