Participantes do trabalho de auditoria: supervisor, coordenador e auditor
O MOT organiza o trabalho de auditoria em três papéis. Não é burocracia: essa estrutura cria duas camadas de conferência antes de o relatório sair, e é por isso que ela se repete em praticamente toda unidade de auditoria interna.
Neste artigo
1. Uma estrutura de referência, não obrigatória
O MOT descreve uma disposição baseada em três papéis: supervisor, coordenador e auditor. E deixa claro que se trata de uma estrutura idealizada, para servir de referência. Nem toda unidade de auditoria interna governamental terá exatamente esses três papéis, e tudo bem.
O que é fundamental é que cada unidade, de acordo com a sua realidade, estabeleça formalmente, por meio de políticas ou manuais, as atribuições dos participantes dos trabalhos, de modo que haja clareza quanto às responsabilidades. Esse estabelecimento também facilita o gerenciamento de recursos.
Se essa divisão é tão comum, é porque funciona: ela cria uma dupla camada de conferência. Quem executa são os auditores; sobre eles há uma primeira camada de verificação, feita pelo coordenador; e acima dela, uma segunda camada, do supervisor do trabalho.
2. O supervisor do trabalho
O supervisor é o chefe. É dele a responsabilidade de assegurar o atingimento dos objetivos do trabalho, e o papel cabe ao responsável pela unidade de auditoria interna ou a alguém a quem ele tenha delegado formalmente essa competência.
Na prática, isso varia com a estrutura. Numa universidade federal, o supervisor tende a ser o chefe do departamento de auditoria interna. Em controladorias, é comum que a competência de supervisão seja delegada ao nível imediatamente abaixo do controlador-geral, já que o controlador responde por toda a estrutura, e não apenas pelos serviços de auditoria.
Principais atribuições
- Definir a equipe de trabalho de forma a garantir a proficiência coletiva;
- indicar o coordenador de equipe;
- garantir que a auditoria seja realizada de acordo com as normas e práticas de auditoria;
- em conjunto com a equipe e o coordenador, elaborar o cronograma e zelar pelo seu cumprimento;
- conduzir o programa de trabalho;
- revisar os papéis de trabalho, certificando-se de que foram devidamente elaborados e que sustentam os achados;
- assegurar a qualidade dos produtos e das comunicações, solicitando evidências adicionais ou esclarecimentos quando necessário;
- garantir que haja evidências da realização do trabalho de supervisão.
O que é o programa de trabalho
O programa de trabalho é o plano, o produto do planejamento do processo de auditoria. Alguns artefatos o compõem: o relatório de análise preliminar, a matriz de riscos e controles e a matriz de planejamento.
O MOT trata o programa de trabalho como sinônimo da matriz de planejamento, porque ela é o principal documento gerado no planejamento: é nela que ficam as questões de auditoria a responder, os critérios de análise, os testes que serão aplicados e quem vai aplicá-los.
3. O coordenador de equipe
A praxe é que o coordenador seja um auditor, em geral mais experiente, que também executa o trabalho. Diferente do supervisor, que costuma ocupar um cargo de gestão, o coordenador é uma figura operacional: funciona como um auditor sênior que acompanha os trabalhos, muitas vezes sem função de confiança.
Ele deve possuir perfil de competência profissional para auxiliar na realização dos trabalhos em conformidade com os padrões e requisitos de qualidade estabelecidos. E atua, adicionalmente, como facilitador da interação da unidade de auditoria com a unidade auditada.
Principais atribuições
- Liderar a execução do trabalho e zelar pelo planejamento;
- elaborar o programa de trabalho e apresentar sugestões de planejamento ao supervisor, inclusive negociando o cronograma quando ele se mostra inviável;
- reportar o andamento dos trabalhos ao supervisor;
- manter a interlocução com a unidade auditada;
- acompanhar os integrantes da equipe na aplicação dos testes que demandam interação com os gestores, verificando se os papéis de trabalho estão documentados, referenciados e recuperáveis;
- solicitar a intervenção do supervisor sempre que necessário, para assegurar o cumprimento das normas e orientações, a segurança da equipe e a solução de eventuais conflitos.
Esse último ponto merece atenção. Se houver divergência dentro da equipe, seja técnica, seja interpessoal, e o coordenador não conseguir resolver, ele escala para o supervisor. O mesmo vale quando a orientação do coordenador não é observada, por exemplo se ele considera as evidências insuficientes para um achado e o auditor discorda. Algumas controladorias inclusive regulamentam a divergência técnica, submetendo o impasse a uma instância superior de governança.
4. O auditor interno
É quem está no campo, executando os testes. As atribuições:
- Executar o trabalho de acordo com as normas e práticas de auditoria aplicáveis, observando as orientações do supervisor e do coordenador;
- elaborar os documentos do trabalho, como as solicitações de informação;
- assegurar-se da suficiência e da adequação das evidências para apoiar achados, recomendações e conclusões;
- registrar as atividades realizadas em papéis de trabalho, de acordo com as políticas e orientações da unidade;
- quando houver limitação ao trabalho, comunicar o fato de imediato ao coordenador ou ao supervisor.
5. Limitação ao trabalho
Limitação ao trabalho é qualquer circunstância que dificulte o auditor de fazer a avaliação de acordo com o escopo definido. Os exemplos mais comuns:
- a unidade auditada não responde à solicitação de informação no prazo, ou fica sucessivamente pedindo mais prazo;
- cria dificuldade para liberar acesso a sistemas;
- presta informações lacunosas ou incompletas;
- nega totalmente a informação ou o acesso, o que é raro e, em geral, enseja responsabilização.
O papel da equipe diante disso é comunicar, e não absorver o problema em silêncio. A partir daí a resposta é definida caso a caso, e pode chegar ao ponto de o dirigente máximo do órgão de controle tratar diretamente com a autoridade da unidade auditada.
Auditoria Governamental do conceito ao gabarito
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- Quais são os três papéis descritos pelo MOT?
- Supervisor, coordenador de equipe e auditor interno, numa estrutura idealizada que serve de referência.
- A quem cabe o papel de supervisor do trabalho?
- Ao responsável pela unidade de auditoria interna ou a quem ele delegou a competência formalmente.
- O nível de supervisão é sempre o mesmo?
- Não. Ela varia conforme o conhecimento, a capacidade profissional e o grau de complexidade do trabalho.
- A supervisão precisa ser documentada?
- Sim. O supervisor precisa gerar evidências de que supervisionou, e não apenas revisar.
- O que é limitação ao trabalho?
- Qualquer circunstância que impeça o auditor de avaliar conforme o escopo definido, como a falta de resposta ou de acesso a informações.