Profissionais externos na auditoria interna: trabalhos compartilhados e prestadores de serviço

Auditoria não se faz sozinho, e o MOT reconhece isso. Mas há uma distinção que decide a questão: nem todo profissional externo participa de um trabalho compartilhado. Trabalho compartilhado é só quando as duas partes de fato executam a auditoria.

1. Quem são os profissionais externos

O MOT reúne sob esse nome quatro grupos bem diferentes entre si:

• Auditores de outra unidade de auditoria interna governamental. Por exemplo, um trabalho entre um órgão central de controle interno e a auditoria interna de uma universidade federal ou de uma estatal;
• Auditores de controle externo ou de controle interno de outras esferas. É bastante comum a atuação conjunta entre tribunais de contas e controladorias, e também entre controladorias de esferas diferentes;
• Instituições públicas que atuam na defesa do patrimônio público: Ministério Público, polícia civil, órgãos fazendários estaduais e federais. Essa parceria aparece principalmente nos serviços de apuração;
• Prestadores de serviços externos: perícias e especialistas contratados para objetos muito específicos.

2. O que é trabalho compartilhado

Trabalho compartilhado é aquele em que as duas partes executam a auditoria. Você divide a auditoria entre os atores: uma equipe faz um conjunto de testes, a outra faz outro conjunto, e as duas participam efetivamente do processo.

Por isso, só configuram trabalho compartilhado os dois primeiros grupos, os que são formados por auditores. Um exemplo clássico é a auditoria em que um tribunal de contas mobiliza controladorias e outros tribunais para executar testes de um mesmo trabalho.

3. O que precisa ser acordado

Havendo dois atores executando a auditoria, o alinhamento prévio deixa de ser detalhe. O MOT trata disso em três frentes.

Liderança e planejamento conjunto

O trabalho acontece sob a liderança dos supervisores, com envolvimento da alta administração das duas instituições. Isso não é formalidade: não existe hierarquia entre controle externo e controle interno, então um tribunal de contas não determina que um auditor de controladoria execute uma tarefa. O que sustenta o trabalho é o relacionamento institucional. A partir daí, a equipe faz o planejamento de forma conjunta e mantém uma atitude de colaboração e integração durante todo o trabalho.

O acordo sobre os padrões

Este é o ponto mais delicado. Com a convergência aos padrões globais, a auditoria interna se aproximou bastante da auditoria externa governamental, mas as normas não são iguais. Um tribunal de contas tem regras próprias, papéis de trabalho próprios e nomenclaturas próprias, que não espelham necessariamente as do controle interno. E está tudo bem, porque são campos de aplicação diferentes.

Por isso, os responsáveis pelas unidades devem acordar:

• o objetivo e o escopo do trabalho;
• as responsabilidades, ou seja, quem faz o quê, inclusive quem vai supervisionar;
• eventuais restrições de comunicação, isto é, para quem a informação pode ser enviada;
• outras expectativas em relação ao trabalho, sobretudo quando as unidades não seguirem os mesmos padrões.

A mesma lógica vale quando o trabalho envolve financiamento externo: o financiador costuma ter regras próprias, e o padrão aplicável precisa ficar definido antes.

4. Prestadores de serviços externos

O prestador de serviço externo é o profissional que detém conhecimento, habilidade e experiência em algum tema específico necessário ao desenvolvimento do trabalho. Ele pode ser oriundo da própria organização, de outros órgãos e entidades públicas ou da esfera privada.

A atuação assume formas variadas: prestar uma consultoria, realizar uma perícia, dar esclarecimentos quando o tema é muito especializado ou participar de um painel de especialistas na fase de planejamento. É perfeitamente legítimo, por exemplo, ouvir pesquisadores que já avaliaram política semelhante em outro ente antes de definir a metodologia, ou pedir apoio de um especialista em dados para extrair informação de um sistema com linguagem que a equipe não domina.

5. Os dois cuidados que mais caem

Garantir a objetividade do prestador

Deve-se garantir a objetividade por parte do prestador de serviço. Na prática, isso significa evitar conflito de interesse: não é recomendado buscar apoio dentro da própria unidade que está sendo auditada, ou de alguém com vínculo pessoal com os gestores envolvidos. O ideal é procurar quem esteja totalmente livre dessa relação.

A responsabilidade não é transferida

A responsabilidade dos auditores da unidade não é reduzida pela colaboração do prestador de serviço. Se o perito conclui algo e o auditor incorpora essa conclusão ao relatório, a responsabilidade continua sendo do auditor e da unidade, até porque o produto da auditoria é institucional.

Isso tem duas consequências práticas: é preciso escolher bem o prestador e é preciso cuidado ao interpretar o resultado que ele entrega, sem extrapolar aquilo que o trabalho dele efetivamente sustenta.

Perguntas frequentes

Quem são os profissionais externos na auditoria interna?

Auditores de outra UAIG, auditores de controle externo ou de outras esferas, instituições de defesa do patrimônio público e prestadores de serviços externos.

Quais casos configuram trabalho compartilhado?

Só a atuação com auditores de outra UAIG e com auditores de controle externo ou de outras esferas.

O Ministério Público participa de trabalho compartilhado?

Não. Elas participam, mas não executam a auditoria: se subsidiam do relatório do auditor.

O que os responsáveis devem acordar num trabalho compartilhado?

Objetivo e escopo, responsabilidades e quem supervisiona, restrições de comunicação e demais expectativas, sobretudo se os padrões forem diferentes.

A responsabilidade do auditor diminui quando ele contrata um perito?

Não. A responsabilidade não é reduzida pela colaboração do prestador, porque o produto da auditoria é institucional.